Handleiding StEK Beheer

Wat is StEK Beheer?

StEK Beheer is het achterliggende systeem waarmee de inhoud van de StEK-website wordt beheerd. De openbare website (https://kunststek.nl) is voor iedereen toegankelijk — bezoekers én deelnemers. Alles wat zij daar zien — exposities, nieuws, kunstenaars, activiteiten — wordt via het beheersysteem ingevoerd en bijgehouden.

Het beheersysteem is bereikbaar op:

https://beheer.kunststek.nl

Inloggen als beheerder

Er zijn twee manieren om in het beheersysteem te komen. De meest gebruikelijke manier is via Mijn StEK.

Manier 1 — Via Mijn StEK (aanbevolen)

Als jij in het systeem als beheerder bent aangemerkt, word je automatisch doorgestuurd naar het beheersysteem zodra je inlogt op Mijn StEK.

1. Ga naar de StEK-website en klik op de knop Mijn StEK.
2. Typ je e-mailadres in en klik op Doorgaan.
3. Typ je wachtwoord en klik op Inloggen.
4. Omdat je account een beheerdersfunctie heeft, word je automatisch doorgestuurd naar https://beheer.kunststek.nl. Je bent direct ingelogd — je hoeft niets extra in te vullen.

Eerste keer inloggen als beheerder

Ben je voor het eerst ingelogd? Dan zie je mogelijk eerst het scherm "Wachtwoord instellen". Kies een persoonlijk wachtwoord (minimaal 6 tekens, twee keer invullen) en klik op opslaan. Daarna word je doorgestuurd naar het beheersysteem.

Manier 2 — Directe toegang via URL

Je kunt ook rechtstreeks naar https://beheer.kunststek.nl navigeren. Als je sessie nog actief is (je hebt je niet uitgelogd), kom je dan direct in het systeem. Is je sessie verlopen, dan word je gevraagd opnieuw in te loggen via Mijn StEK.

Uitloggen

Rechtsboven in het beheersysteem staat een knop of link om uit te loggen. Klik daarop als je klaar bent, zeker als je werkt op een gedeelde computer.

Overzicht van alle onderdelen

Na het inloggen zie je bovenaan een rij met tabbladen (knoppen). Elk tabblad opent een ander onderdeel van het systeem. Welke tabbladen je ziet, hangt af van jouw rechten.

Hoe werkt het toevoegen, bewerken en verwijderen?

In bijna alle onderdelen werkt het systeem op dezelfde manier:

• Toevoegen: klik op de knop + Nieuw of + Toevoegen
• Bewerken: klik op het potloodje ✏️ naast een bestaand item
• Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon 🗑 naast een item (vraagt altijd bevestiging)
• Opslaan: klik op de gele knop Opslaan in het formulier

Alle activiteiten

Hier beheer je alles wat er bij StEK te doen is: galerie-exposities, externe exposities, zorgkunst, evenementen, lezingen en cursussen. Vroeger stonden dit vijf losse tabbladen (Agenda, Exposities, Workshops, Lezingen, Externe locaties) — dat is nu één overzichtelijk scherm geworden.

Een activiteit toevoegen

1. Klik op het tabblad Alle activiteiten.
2. Klik op de knop + Nieuwe activiteit.
3. Kies bovenaan het formulier eerst het Type activiteit. De rest van het formulier past zich automatisch aan — een lezing vraagt bijvoorbeeld om een tijdstip, een expositie om een van–tot periode.
4. Vul de overige velden in en klik op Opslaan.

Lopend en afgelopen

De lijst toont eerst alle lopende/aankomende activiteiten, oplopend gesorteerd (eerstvolgende bovenaan). Daaronder staat een apart kopje "Afgelopen activiteiten" met alles waarvan de einddatum al voorbij is, aflopend gesorteerd (meest recent afgelopen bovenaan).

Een activiteit bewerken of verwijderen

Klik op het potloodje ✏️ om te bewerken, of op het prullenbak-icoon 🗑 om te verwijderen. Bij verwijderen vraagt het systeem altijd of je het zeker weet.

Interne agenda

De interne agenda is alleen zichtbaar voor iedereen die inlogt (deelnemers én beheerders) — niet voor gewone websitebezoekers. Ze toont automatisch alle activiteiten uit "Alle activiteiten", plus je eigen interne items zoals vergaderingen, werkbesprekingen en materiaal halen/brengen.

Een intern item toevoegen

1. Klik op het tabblad Interne agenda.
2. Klik op + Nieuw intern item.
3. Vul de Startdatum in via de kalender. De einddatum wordt automatisch op dezelfde dag gezet, en de cursor springt door naar Starttijd.
4. Vul eventueel Starttijd, Einddatum/Eindtijd, Locatie, Categorie en een Beschrijving in.
5. Klik op Opslaan.

Net als bij Alle activiteiten worden lopende en afgelopen items automatisch in twee aparte lijsten getoond.

Nieuws

Hier beheer je de nieuwsberichten die op de StEK-website op de nieuws- en homepagina verschijnen.

Een nieuwsbericht toevoegen

1. Klik op het tabblad Nieuws.
2. Klik op + Nieuws toevoegen.
3. Vul de velden in: Titel (verplicht), Datum, de volledige tekst (kan meerdere alinea's bevatten) en optioneel een foto.
4. Klik op Opslaan.

Kunstenaars

In dit tabblad beheer je de profielen van alle deelnemers van StEK. Deze profielen zijn zichtbaar op de "Kunstenaars"-pagina van de website.

Een kunstenaar toevoegen

1. Klik op het tabblad Kunstenaars.
2. Klik op + Kunstenaar toevoegen.
3. Vul de gegevens in (zie onderstaande tabel).
4. Klik op Opslaan.

Foto uploaden voor een kunstenaar

1. Open het formulier van de kunstenaar (klik op het potloodje ✏️).
2. Klik op het foto-vak waar staat "Klik of sleep foto hierheen".
3. Zoek de foto op je computer en selecteer hem. Je ziet een voorbeeld verschijnen.
4. Klik op Opslaan.

Een kunstenaar op inactief zetten

Als een deelnemer niet meer actief is bij StEK, zet je hem of haar op "inactief". Het profiel wordt dan niet meer getoond op de website, maar de gegevens blijven bewaard in het systeem.

Klik op het potloodje ✏️ bij de kunstenaar, verander Status naar "inactief", en sla op.

Sponsors & Partners

Op de "Sponsors & Partners"-pagina van de StEK-website staan de organisaties die StEK financieel of anderszins ondersteunen. Hier beheer je die lijst.

Een sponsor toevoegen

1. Klik op het tabblad Sponsors.
2. Je ziet twee categorieën: Sponsors en Partners. Klik op de knop + Toevoegen in de juiste categorie.
3. Vul in:

   • Naam (verplicht) — naam van de organisatie of persoon
   • Website — URL van de sponsor (wordt klikbaar op de website)
   • Omschrijving — korte tekst over de samenwerking
   • Logo — upload het logo van de sponsor
4. Klik op Opslaan.

Een sponsor bewerken of verwijderen

Klik op het potloodje ✏️ om te bewerken, of op het prullenbak-icoon 🗑 om te verwijderen.

Documenten

Hier koppel je PDF-bestanden aan de website, zoals jaarverslagen, statuten, beleidsnotities of informatiefolders. Bezoekers kunnen deze documenten downloaden via de website.

Een document uploaden

1. Klik op het tabblad Documenten.
2. Vul bij "Naam document" een duidelijke naam in, bijv. "Jaarverslag 2025".
3. Klik op het uploadvak "Klik of sleep PDF hierheen" en selecteer een PDF-bestand van je computer. Of sleep het bestand vanuit je verkenner naar het vak.
4. Klik op de uploadknop. Je ziet een melding dat het gelukt is.

Een document via URL koppelen

Als het document al ergens op internet staat, hoef je het niet opnieuw te uploaden. Vul de naam in, plak de URL in het URL-veld en klik op de knop URL toevoegen.

Een document verwijderen

Klik op het prullenbak-icoon 🗑 naast het document. Het wordt direct uit de lijst verwijderd.

Teksten aanpassen

In dit tabblad kun je de vaste teksten op de StEK-website aanpassen — zonder dat je een webdesigner nodig hebt. Denk aan de tekst op de "Over ons"-pagina, de missie & visie, de welkomsttekst op de contactpagina enzovoort.

Welke teksten kun je aanpassen?

Een tekst aanpassen

1. Klik op het tabblad Teksten.
2. Je ziet een lijst met alle tekstvelden. Klik in het veld dat je wilt aanpassen en typ de nieuwe tekst.
3. Wil je meerdere teksten tegelijk aanpassen? Dat kan — pas alle gewenste velden aan voordat je opslaat.
4. Klik bovenaan op de grote knop Alles opslaan. Alle gewijzigde teksten worden in één keer opgeslagen en zijn direct zichtbaar op de website.

Instellingen

In de instellingen sla je de basisgegevens van StEK op die op meerdere plekken op de website worden gebruikt — zoals het adres, de openingstijden en de contactgegevens van de secretaris.

Beschikbare instellingen

Instellingen opslaan

Klik na het invullen op de knop Instellingen opslaan om de wijzigingen door te voeren.

Gebruikersbeheer

Hier wijs je bestaande StEK-deelnemers toegang toe tot (een deel van) het beheersysteem. Je kunt iemand toegang geven tot bepaalde pagina's, of iemands rechten weer intrekken.

Hoe werken rechten?

Er zijn twee soorten beheerders:

• Superbeheerder — Volledige toegang tot alles, inclusief gebruikersbeheer en het wachtwoord resetten van anderen. Kan niet worden gewijzigd via dit scherm.
• Beheerder — Toegang tot specifieke pagina's die jij aanvinkt (bijv. alleen "Nieuws" of alleen "Alle activiteiten"). Twee beheerders kunnen dus heel verschillende rechten hebben.

Iemand beheerrechten geven

1. Klik op het tabblad Gebruikers.
2. Klik op + Gebruiker toewijzen.
3. In het pop-upvenster zie je een uitklaplijst. Kies de deelnemer aan wie je rechten wilt geven. Staat de deelnemer er niet in? Dan is het account nog niet in het systeem aangemaakt. Neem contact op met de systeembeheerder.
4. Vink de pagina's aan waartoe deze persoon toegang moet krijgen (bijv. "Nieuws", "Agenda", "Kunstenaars").
5. Klik op Opslaan. De persoon krijgt nu toegang en kan via Mijn StEK inloggen en direct doorgestuurd worden naar het beheersysteem.

Rechten van iemand bewerken

1. Zoek de persoon in de lijst van beheerders.
2. Klik op Bewerken.
3. Pas de aangevinkte pagina's aan en klik op Opslaan.

Rechten intrekken

1. Zoek de persoon in de lijst.
2. Klik op de rode knop Verwijderen.
3. Er verschijnt een bevestigingsvraag. Klik op OK. De persoon kan daarna niet meer inloggen in het beheersysteem.

Wachtwoord resetten (nieuw)

Is een beheerder zijn/haar wachtwoord kwijt, of moet het om een andere reden gereset worden? Dat kan nu direct vanuit dit scherm — alleen de superbeheerder ziet deze knop.

1. Zoek de persoon in de lijst.
2. Klik op het 🔑-icoon naast die persoon.
3. Bevestig de melding. Het wachtwoord wordt teruggezet naar het e-mailadres van de persoon — precies zoals bij een gloednieuw account.
4. De persoon logt daarna in met alleen zijn/haar e-mailadres (geen wachtwoord nodig) en wordt automatisch gevraagd zelf een nieuw wachtwoord in te stellen.

De Mutatielog — Wie heeft wat gewijzigd?

De mutatielog is het logboek van het beheersysteem. Elke keer als iemand iets toevoegt, bewerkt of verwijdert in het systeem, wordt dat automatisch bijgehouden in de mutatielog.

Wat is het doel van de mutatielog?

Hoe lees je de mutatielog?

Klik op het tabblad Mutatie log. Je ziet een tabel met de volgende kolommen:

Wat wordt er gelogd?

De volgende acties worden automatisch vastgelegd in de mutatielog:

• Activiteiten (nieuw / bewerkt / verwijderd)
• Interne agenda-items (nieuw / bewerkt / verwijderd)
• Nieuws (nieuw / bewerkt / verwijderd)
• Kunstenaars (nieuw / bewerkt / verwijderd)
• Sponsors (nieuw / bewerkt / verwijderd)
• Documenten (geüpload / via URL / verwijderd)
• Teksten (opgeslagen)
• Instellingen (opgeslagen)
• Gebruikersrechten (toegewezen / bewerkt / verwijderd)
• Wachtwoord-resets
• Gast werk toegevoegd aan aanmelding
• Expo-kaartjes afgedrukt
• Inloggen van beheerders
• Uitloggen van beheerders
• Mislukte inlogpogingen (via Mijn StEK)

Exporteren en wissen

Bovenaan het mutatielog-scherm staan twee knoppen:

• Exporteren — Maakt een afdrukbaar overzicht van de log in een nieuw venster
• Log wissen — Verwijdert de volledige log. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Bedoeld voor debugdoeleinden — gebruik dit alleen als de webbeheerder dat aangeeft.

Expositie-aanmeldingen

In dit tabblad zie je alle werken die deelnemers hebben aangemeld voor exposities. Deelnemers doen dit zelf via Mijn StEK — als beheerder kun je het overzicht bekijken en desgewenst een werk van een gast toevoegen.

Aanmeldingen bekijken

1. Klik op het tabblad Expositie aanmeldingen.
2. Bovenaan zie je een uitklaplijst met exposities. Selecteer de expositie waarvan je de aanmeldingen wilt zien.
3. Onder de lijst zie je een tabel met alle aangemelde werken, inclusief naam van de deelnemer, type (deelnemer of gast), werktitel, medium, formaat, prijs en datum van aanmelding.

Een werk van een gast toevoegen

Exposeert er iemand mee die geen geregistreerde deelnemer is (een "gast")? Dan kun je hun werk handmatig toevoegen.

1. Kies de juiste expositie uit de lijst.
2. Klik op de knop Acties en kies Werk van gast toevoegen.
3. Vul het formulier in: naam van de gast, eventueel zijn/haar website, titel van het werk, medium, formaat, prijs en opmerkingen.
4. Klik op Werk opslaan.

Toelichting, foto en QR-keuze per werk (nieuw)

Bij het aanmelden van een werk kan een deelnemer nu zelf ook het volgende invullen — dit gebeurt aan hun kant in Mijn StEK, je hoeft er als beheerder niets voor te doen:

• Toelichting — een tekst specifiek over dit werk, die bezoekers zien als ze de QR-code op het kaartje scannen.
• Foto — een klein herkenningsfotootje van het werk zelf.
• QR-code op het kaartje — de deelnemer kiest zelf uit vier opties: Dit werk (toont bovenstaande toelichting/foto), Mijn standaard site (het adres van hun profielpagina), Geen QR-code, of Andere link (een zelf ingevuld adres).

Historie per kunstenaar

Naast Expositie-aanmeldingen staat nu ook het tabblad Historie per kunstenaar. Hier zie je, per kunstenaar, al het werk dat diegene ooit heeft aangemeld — over alle exposities heen, niet alleen de huidige.

Een kunstenaar bekijken

1. Klik op het tabblad Historie per kunstenaar.
2. Kies een kunstenaar uit de uitklaplijst (alfabetisch op voornaam).
3. Je ziet nu al het werk van deze kunstenaar, gegroepeerd per expositie, met foto, medium, afmetingen, prijs en — indien van toepassing — een groen "VERKOCHT"-label.

PDF-export voor alle kunstenaars samen

Los van de kunstenaar-uitklaplijst staan er ook twee exportknoppen die gelden voor alle kunstenaars tegelijk:

1. Alle werken — een overzicht van al het ooit ingezonden werk, per kunstenaar en per expositie.
2. Alleen verkocht — hetzelfde overzicht, maar uitsluitend werken die als verkocht staan gemarkeerd.
3. Er opent een printvenster. Kies "Opslaan als PDF" als bestemming om het overzicht te bewaren.

Expositiekaartjes afdrukken

Voor werken die tijdens een expositie worden getoond, kun je kaartjes afdrukken. Die kaartjes bevatten de naam van de kunstenaar, de werktitel, het medium, het formaat en de prijs. Ze zijn bedoeld om bij de werken in de galerie te plaatsen.

Kaartjes genereren en afdrukken

1. Ga naar het tabblad Expositie aanmeldingen.
2. Selecteer de gewenste expositie in de uitklaplijst.
3. Klik op de knop Kaartjes afdrukken.
4. Er opent een nieuw venster met alle kaartjes netjes op een rij. De kaartjes staan twee naast elkaar op de pagina, klaar om af te drukken.
5. Klik in het nieuwe venster op de knop Afdrukken / PDF. Je printer-dialoog opent. Druk de kaartjes af, of sla ze op als PDF.
6. Sluit het venster daarna via de knop ✕ Sluiten.

Het Suppoorstrooster

Het suppoorstrooster is beschikbaar voor alle deelnemers van StEK. Het volledige gebruik (inroosteren, rooster lezen, telefoonversie) staat beschreven in de Handleiding voor deelnemers.

Als beheerder: knop in het beheersysteem

Zodra deze functie weer actief is: bovenin het beheersysteem staat de knop Suppoorstrooster. Omdat je al bent ingelogd als beheerder, open je het rooster zonder opnieuw in te loggen — je komt direct op de kalender.

Als beheerder: roosterwachtwoord doorgeven

Deelnemers die het rooster willen gebruiken, hebben een apart roosterwachtwoord nodig. Dit wachtwoord is los van het Mijn StEK-wachtwoord. Geef het wachtwoord door aan nieuwe suppoosters. Neem contact op met de webbeheerder als het wachtwoord gewijzigd moet worden.

PDF van het rooster exporteren

Rechtsboven in het rooster staat de knop 🖨 PDF exporteren. Selecteer één of meerdere maanden en download een overzicht — handig om in de galerie op te hangen of te mailen.

Veelgestelde vragen